Digitale Mitarbeitende für Admin, Backoffice und Assistenz.
Für Teams, die neben dem Tagesgeschäft Belege, Recherchen und E-Mails unter einen Hut bringen müssen: delegieren statt abends nacharbeiten – mit Spezialisten statt US-Tools.
Kommt dir das bekannt vor?
Belege stapeln sich in der Schublade – am Abend vor der Frist tippst du alles mühsam ab.
Für jede Excel- oder CRM-Frage durchsuchst du Foren und Tutorials, statt weiterzukommen.
Der Posteingang frisst den Tag – und wichtige Anfragen versanden zwischen Routine-Mails.
5 KI-Mitarbeitende für Admin & Backoffice.
Von der Belegverarbeitung über Recherchen bis zur E-Mail – ein Team für den operativen Büroalltag.
Admin & Buchhaltung
Ein Montag mit kimatik.
Montagmorgen: Belege vom Wochenende liegen als Fotos bereit, drei Tool-Fragen warten in deinen Tabs. liest die Belege aus und ordnet sie den Kontobewegungen zu, beantwortet die Recherche zu eurem neuen CRM und sortiert den Posteingang nach Priorität.
Bis zum ersten Meeting ist die Buchhaltung vorsortiert – und du hast Antworten statt offener Tabs.
Ein Handgriff von dir. Der Rest läuft im Team.
Deine digitalen Mitarbeitenden arbeiten zusammen, nicht nebeneinander. Du gibst den Anstoß, das Team reicht das Ergebnis weiter, bis es fertig ist.
Die Belege sammeln sich in der Schublade, im Auto und als Foto am Handy.
Am Abend vor der Fälligkeit sitzt du dann da, tippst Beträge und Beschreibungen einzeln ab und suchst zwischendurch den Beleg, der garantiert fehlt.
Genau unter diesem Druck schleichen sich Zahlendreher und falsche Zuordnungen ein, die du später mühsam wieder suchen musst.
Ivana liest die Belege aus
Ivana gleicht sie mit den Kontobewegungen ab
Ivana erstellt E/A-Rechnung und bereitet die UVA vor
Alle Fristen werden eingehalten, du bist entspannt und die Buchhaltung ist erledigt, bevor dein Kaffee kalt wird.
So sieht kimatik in deinem Admin-Alltag aus.
Team, Chat, Belege und Dokumente – alles in einer Plattform, DSGVO-konform in der EU.
Plattform-Ansichten
Alle Mitarbeitenden auf einen Blick – mit Chats, Apps und Profilen.
Anwendungsfälle für Admin & Backoffice.
Konkrete Situationen aus dem Büroalltag.
Workshop-Pinnwand wird digital
Vorher
Der Workshop ist vorbei, die Teilnehmer sind weg – und an der Wand klebt eine Pinnwand voller Post-its, kreuz und quer, in drei Handschriften.
Am Schreibtisch klickst du dich dann durch Fotos der Wand und tippst Zettel für Zettel ab.
Je länger die Wand liegen bleibt, desto mehr Kontext geht verloren, weil nur du noch weißt, was hinter den Stichworten steckt.
Mit kimatik
Du schickst Alina den Screenshot der Pinnwand.
Sie digitalisiert die Cluster, strukturiert die Ergebnisse und ordnet sie zu einem lesbaren Protokoll.
Aus stundenlangem Abtippen wird eine kurze Prüfung der von Alina erarbeiteten Inhalte.
Anbieter und Tools am Markt vergleichen
Vorher
Du sollst das passende Tool oder den passenden Anbieter finden und hast am Ende 15 Browser-Tabs offen: Preisseiten, Feature-Listen, widersprüchliche Bewertungen.
Nach einem halben Tag Recherche bist du kaum schlauer als vorher und entscheidest am Ende doch aus dem Bauch.
Mit kimatik
Alina recherchiert Anbieter und Marktlösungen und stellt sie übersichtlich als Bericht oder Webpage gegenüber.
Du bekommst eine belastbare Entscheidungsgrundlage mit Kriterien und triffst deine Wahl schneller und nachvollziehbar.
Schritt-für-Schritt für Excel, CRM und Co.
Vorher
Du hängst bei einem Problem in Excel, CRM oder Ticket-System fest und suchst dich durch Foren, Tutorials und Support-Seiten.
Die Screenshots zeigen eine ältere Version, der Menüpunkt heißt bei dir anders, und der oberste Treffer löst ein Problem, das du gar nicht hast.
Nach zwanzig Minuten Suchen bist du genau da, wo du angefangen hast – nur gereizter.
Mit kimatik
Alina hat Zugriff zu hunderten aktuellen Dokumentationen der größten Anbieter und liefert dir Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die genau zu deinem Setup und deiner Aufgabe passen.
Statt allgemeiner Tutorials bekommst du den konkreten Weg für deinen Fall – und kommst ohne Umwege weiter.
Von der Belegschublade zur fertigen Abrechnung
Vorher
Die Belege sammeln sich in der Schublade, im Auto und als Foto am Handy.
Am Abend vor der Fälligkeit sitzt du dann da, tippst Beträge und Beschreibungen einzeln ab und suchst zwischendurch den Beleg, der garantiert fehlt.
Genau unter diesem Druck schleichen sich Zahlendreher und falsche Zuordnungen ein, die du später mühsam wieder suchen musst.
Mit kimatik
Ivana liest deine Belege aus und speichert sie strukturiert in einer Tabelle. Ivana ordnet jeden Beleg automatisch den zugehörigen Transaktionen in deinem Konto zu und verbucht sie.
Darauf basierend erstellt sie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und bereitet die Werte für die UVA vor, sodass die Zahlen fristgerecht stehen.
Die Buchhaltung ist erledigt, bevor dein Kaffee kalt wird.
Die KI-Plattform, mit der du auf der sicheren Seite bist.
Deine Geschäftsdaten verdienen den besten Schutz. Ob Rechnungen, Dokumente oder Texte – wir verarbeiten und speichern deine Inhalte auf Servern innerhalb der EU und unter strengen europäischen Datenschutzstandards. Deine Privatsphäre bleibt dabei absolut gewahrt. Deine Daten werden niemals für das Training von KI-Modellen verwendet.
Mehr zu SicherheitChatGPT, Langdock oder kimatik?
ChatGPT
Mehrere Modelle, automatisch passend gewähltChatGPTNur GPTMehrere Anbieter, selbst verwaltenAb 9 €/Monat, beliebig viele ProfileChatGPTAb 23 €/Monat (Plus-Tarif)Ab 20 €/Seat/Monat (Business-Tarif)Automatisch aktualisiert, wenn ein Modell abgekündigt wirdChatGPTTeilweise automatisch, nicht immer transparentSelbst umstellenFertige Mitarbeitende + eigene Assistenten mit Alina erstellenChatGPTSelbst formulierenSelbst formulierenGemeinsame Werkzeuge & Übergaben zwischen MitarbeitendenChatGPTGeteilter Workspace in Business-Tarif; Basis-Pläne: Einzelner ChatMitarbeitende in den Chat holenDSGVO-konform, EU-HostingChatGPTSelbst zu prüfenDSGVO-konform, EU-HostingEin Abo, Credits inklusiveChatGPTSeat-basiert (ab $20/Nutzer/Monat)Seat-basiert (ca. €20/Nutzer/Monat)
Weniger Nacharbeit. Mehr Zeit fürs Kerngeschäft.
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